Kesytä keskeytykset

On kaksi toistensa kaltaista käsitettä: elämänhallinta ja ajanhallinta. Molemmat johtavat samanmoiseen ahdinkoon siitä, että tehtävä on mahdoton. En käytä mielelläni kumpaakaan. Mielestäni parempi on varautua siihen, että ihan kaikki ei mene suunnitelmien mukaan. Kaikkea ei tarvitse hallita tai tietää, voi tehdä hyviä arvauksia, unelmoida ja nauttia matkanteosta päämäärää kohti. Usein ajankäyttöä suunnitellessa ei voi tietää, mikä kaikki keskeyttää omien suunnitelmien etenemisen. Kun ei pyri liikaa hallitsemaan, on mahdollisempaa sopeutua ja keksiä ratkaisuja yllättäviin tilanteisiin. Suunnittelu ja tavoitteellisuus vievät lempeämmin lopputulokseen, kun ei edetä kontrollin säestyksellä.

Mikä häiritsee arjessa?

On havaittu, että monen tehtävän yhtäaikainen tekeminen ja työn keskeytyminen ovat kuormitusta lisääviä, varsinkin jos näihin yhdistyy vielä kiire. Työterveyslaitoksella on tutkittu asiantuntijatyön keskeytymisiä. Kyseisessä hankkeessa löydettiinkin konsteja keskeytysten vähentämiseen. Niitä ovat mm. keskeytyvien tilanteiden tunnistaminen, työn kokonaisuuksien organisointi, tapahtumaketjujen analysointi, työn määrän ennakointi, palautumisen mahdollistaminen, yhteistyön siivittämien keskeytysten säilyttäminen ja haitallisten keskeytykset yksintyöskentelyssä. On tärkeää myös kokeilla ja sovittaa erilaisia menetelmiä oman organisaation tilanteeseen ja tarpeisiin. Hyvä uutinen on siis tämä, että työn keskeytymisiin voi vaikuttaa. Se edellyttää kuitenkin koko organisaation yhteistä sopimista työskentelytapojen suhteen.  Keskeytyminen voi tarkoittaa erilaisia asioita lähityössä, etätyössä ja eri työryhmissä. Projektimaisessa työssä voi olla mahdollista, että on erilaisia projekteja meneillään yhtä aikaa. Silloin on erityisen tärkeää tuoda omia toiveita esiin asioiden sopimisen yhteydessä. Asiakaspalveluaikojen rajaamiset voivat olla joillakin työpaikoilla mahdollisia. Voi olla tarpeen varata itselleen aikoja, jolloin ei ole käytettävissä keskeytyksiin. Sellaiset työtehtävät, joihin ei tarvitse paneutua, kestävät helpommin keskeytymistä.

Saanko hyötyä keskeytysten vähentämisestä?

Kannattaa kokeilla karsimista, niin voi huomata hyödyn. Voi hieman lykätä työtehtäviä tehtäväksi myöhemmin tai jakaa töitä toisten kanssa. Myös työtovereilta on mahdollista oppia tapoja töiden suunnitteluun. Pieni muutos riittää aluksi. Se tuo tilaa hengittää ja suunnitella seuraavia pieniä tekoja kohti työrauhaa. Voit lukea täältä aivotutkijan parhaat vinkit työn rauhoittamiseen.

 

Heli