Valtakirjalla asioiminen työvoimaviranomaisen kanssa

(Päivitetty 31.10.2024)

Ystävänpäivän (14.2.) kunniaksi käsittelen blogitekstissäni aihetta, kuinka voit auttaa ystävääsi asioimalla työvoimaviranomaisen kanssa valtakirjalla. On monia tilanteita, joissa valtakirjan tekeminen on paikallaan. Valtakirjaa voidaan tarvita esimerkiksi, jos ystäväsi ei pysty hoitamaan asiaa itse sairauden, liikuntarajoitteen, asuinpaikan, ajanpuutteen, osaamisen tai kielitaidon vuoksi. Valtakirjalla voit edustaa ystävääsi ja hoitaa hänen asiaa, kun hän on itse estynyt hoitamasta asiaa. Työvoimaviranomaisella tarkoitan tässä blogitekstissä TE-toimistoja ja kuntakokeiluja. Etenen blogitekstissä perinteiseen tapaan kysymysten ja vastausten kautta.

Mitä valtakirjalla asioiminen tarkoittaa?

Valtakirjalla asioiminen perustuu hallintolain 12 §:n, jonka mukaan "Hallintoasiassa saa käyttää asiamiestä ja avustajaa. Päämiehen on kuitenkin tultava henkilökohtaisesti paikalle, jos se on tarpeen asian selvittämiseksi. Asiamiehen on esitettävä valtakirja tai muulla luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan päämiestä. Valtakirja on viranomaisen määräyksestä yksilöitävä, jos toimivallasta tai toimivallan laajuudesta on epäselvyyttä."

Asiakas voi antaa valtakirjalla oikeuden asioidensa hoitamiseen toiselle henkilölle, jota kutsutaan valtuutetuksi tai asiamieheksi. Asiamies toimii varsinaisen asiakkaan eli päämiehen nimissä ja tähän kohdistuvin oikeusvaikutuksin, eli hän käyttää asiassa puhevaltaa päämiehensä puolesta. Asiamiehen on esitettävä työvoimaviranomaiselle valtakirja. Julkisen oikeusavustajan tai asianajajan ei tarvitse esittää valtakirjaa, ellei viranomainen niin määrää. Avioliitto tai sukulaisuus ei anna oikeutta asiamiehenä toimimiseen. Esimerkiksi työnhakijan puoliso tai täysi-ikäisen työnhakijan vanhemmat eivät voi toimia asiamiehenä ilman valtakirjaa. Heille ei voida luovuttaa työnhakijaa koskevia tietoja ilman valtakirjaa.

Mitä valtakirjalta vaaditaan?

Valtakirjan on oltava lähtökohtaisesti kirjallinen. Kirjallisessa valtakirjassa tulee olla päämiehen allekirjoitus, mutta siinä ei tarvitse olla todistajia. Valtakirjasta tulee käydä ilmi valtuus salassa pidettävien henkilötietojen saamiseen tai sen pitää olla muuten yksilöity siten, että valtuutuksen laajuus käy siitä ilmi.

Valtakirjan ei tarvitse olla yksilöity koskemaan nimenomaan esimerkiksi työttömyysturva-asian hoitamista. Yleisvaltuutus henkilöasiakkaan asioiden hoitamiseksi ei kuitenkaan käy. Yleisvaltuutuksella tarkoitetaan esimerkiksi valtakirjaa, jossa annetaan lupa hoitaa asioita kaikkien viranomaisten asioissa. Suosittelen käyttämään valtakunnallista lomaketta aina, kun se on mahdollista. Valtakirja voi olla myös vapaamuotoinen, mutta sen pitää vastata sisällöltään valtakunnallista lomaketta kaikilta osin. Valtakirja voi olla voimassa toistaiseksi tai määräajan. Jos haluat perua kirjallisen valtakirjan voimassaolon, se pitää tehdä kirjallisesti.

Asiamies voi saada tietoonsa päämiehen salassa pidettäviä taloudellista asemaa ja terveydentilaa kuvaavia tietoja ainoastaan silloin, jos päämies on antanut siihen erikseen suostumuksen. Valtakunnallisessa lomakkeessa on suostumukselle oma kohtansa. Työvoimaviranomainen voi antaa tietoa vain siinä laajuudessa, mitä asiamies tarvitsee valtakirjassa yksilöidyn tehtävänsä hoitamiseksi.

Mistä löydän valtakunnallisen lomakkeen?

• TE-toimistojen asiakkaat käyttävät tätä lomaketta:
  Valtakirja asioiden hoitamiseen TE-toimistossa TEM912 (PDF tai DOC)
• Kuntakokeilujen asiakkaat käyttävät tätä lomaketta:
  Valtakirja asioiden hoitamiseen kokeilualueen kunnassa KK912 (PDF tai DOC)

Onko sinulle epävarmaa, oletko TE-toimiston vai kuntakokeilun asiakas? Voit tarkistaa asiakkuuden kirjautumisen jälkeen Oma asioinnin etusivulta.

PDF-muotoisen lomakkeen voit avata esimerkiksi Adobe Acrobat Readerilla ja DOC-muotoisen lomakkeen esimerkiksi Microsoft Wordilla. Myös moni muukin ohjelma pystyy avaamaan kyseisiä tiedostoja.

Varaudu esittämään alkuperäinen valtakirja aina työvoimaviranomaiselle paikan päällä asioidessasi vaikka valtakirja olisikin voimassa toistaiseksi. Skannattuna tai kirjepostilla toimitettu valtakirja voidaan hyväksyä, jos valtakirjan aitoutta tai eheyttä ei ole aihetta epäillä. Työvoimaviranomainen varmistaa valtakirjan oikeellisuuden.

Mitä eroa on avustajalla ja asiamiehellä?

Työnhakijalla voi olla avustaja, joka avustaa esimerkiksi selvityspyyntöön vastaamisessa. Avustaja on eri asia kuin asiamies. Avustaja toimii päämiehensä rinnalla, kun taas asiamies toimii päämiehensä puolesta. Avustajalta ei edellytetä valtakirjaa, kun taas asiamieheltä valtakirja edellytetään. Esimerkiksi henkilökohtainen avustaja ei voi käyttää asiassa asiakkaan puolesta puhe- tai päätösvaltaa, vaan hän toimii asiakkaan rinnalla. Asiakkaan rinnalla toimiessaan henkilökohtainen avustaja ei tarvitse valtakirjaa.

Voiko työvoimaviranomainen rajoittaa asian hoitamista valtakirjalla?

Valtakirjasta huolimatta päämiehen on tultava henkilökohtaisesti paikalle, jos työvoimaviranomainen niin edellyttää ja se on asian selvittämiseksi tarpeen. Valtakirjalla ei voi aloittaa työnhakua, asioida henkilökohtaista läsnäoloa edellyttävissä tilanteissa, ilmoittaa työnhaun muutoksista tai päättämisestä. Henkilökohtaista läsnäoloa edellyttäviä tilanteita ovat esimerkiksi työllistymissuunnitelman laatiminen tai kun arvioidaan henkilökohtaisia ominaisuuksia, taitoja ja kykyjä. Tyhjentävää luetteloa henkilökohtaista läsnäoloa edellyttävistä tilanteista ei ole.

Viranomainen voi myös kieltää asiamiestä tai avustajaa esiintymästä asiassa, jos henkilö on tehtäväänsä sopimaton. Sopimattomuutta voi osoittaa esimerkiksi toistuva häiritsevä käyttäytyminen työvoimaviranomaisen tiloissa. Tämän seurauksena esimerkiksi TE-toimisto voi antaa kyseistä asiaa ja toimistoa koskevan toimintakiellon. Kiellosta on annettava kirjallinen päätös. Kiellosta perusteluineen on myös ilmoitettava päämiehelle ja tarvittaessa hänelle on varattava mahdollisuus hankkia uusi asiamies tai avustaja. Päätökseen voi hakea muutosta valittamalla. Päätöksen mukana on annettava valitusosoitus hallinto-oikeuteen.

Voiko valtakunnallisissa TE-puhelinpalveluissa asioida valtakirjalla?

Valtakunnallisissa TE-puhelinpalvelussa ei voi asioida valtakirjalla.

TE-puhelinpalveluissa valtuutettua palvellaan vain niin sanotulla kertavaltuutuksella, jolloin asiakas itse pyydetään puhelimeen. Asiakkaan tunnistamiseksi häneltä kysytään tietyt tiedot. Asiakkaalta pyydetään puhelimessa lupa hoitaa hänen asioitaan valtuutetun kanssa. Asiakastietojen avaaminen ja asian hoitaminen valtakunnallisessa puhelinpalvelussa ei onnistu, jos asiakas itse ei ole paikalla tai häneltä ei saada lupaa esimerkiksi yhteisen kielen puuttumisen vuoksi.

Mistä voin varmistaa, onnistuuko asian hoitaminen valtakirjalla?

Varmista asia suoraan TE-toimistolta tai kuntakokeilulta, riippuen päämiehen asiakkuudesta.

/Panu
Koulutusneuvoja
Valtakunnallinen koulutusneuvonta

Lähteet

Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (28.12.2012/916) (viitattu 1.2.2024)
https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2012/20120916

Hallintolaki (6.6.2003/434) (viitattu 31.1.2024)
https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030434

Valtakirjalla asiointi (viitattu 31.1.2024)
https://toimistot.te-palvelut.fi/valtakirjalla-asiointi

(Päivitetty 31.10.2024. Päivitettiin Työmarkkinatorin linkki.)